メールはボジティブ文を意識して書こう
こんにちは、カルマンです。
突然ですが、みなさんは仕事や学校でメールを書くことはありますか？
現代のサラリーマンにとって、メールは必須のツールとなっています。私も（本当にエンジニアなのか？と自分を疑ってしまうぐらい）業務時間の多くをメール作成に費やしています。
このメールは、相手とのコミュニケーションにとても便利なツールですが、それだけにメールが発端となって問題が起きることもしばしばあります。社会人の方なら誰しも遭遇したことがあると思います。
今日は、メールを書く時に私が実践している、相手に不快な思いをさせない簡単なテクニックを一つご紹介します。
とにかくポジティブ文で書くことを意識する
例えば、相手から「Aを実施して頂けますか？」と依頼が来たとします。そしてあなたはこれを実施する必要はないと考えています。あなたならこのメールに何と返信しますか？
もしあなたが「Aを実施する必要は無いと考えています。なぜなら…」と返信すると、これを読んだ相手は、あなたが自分の意見を強く主張しているイメージを持ちます。もしかすると、不快な気持ちを持つかもしれません。
これを防ぐために、ボジティブ文を使います。あなたは、Aを“実施する必要がない”と考える理由があるはずです。その理由を前面に押し出すと良いと思います。例えば、「Bを実施することで、Aもカバーされると考えています。」とか、「Cをすでに実施済みであり、こちらで良いと考えていますが、いかがでしょう？」のような感じです。なんとなく、相手の質問にダイレクトに答えていない、ぼやっとした印象を持つかもしれませんが、それでいいのです。とにかく「できません。」「必要ありません。」のような“ネガティブな言いきり系”の文は避けましょう。
まずは実践あるのみ、ゲームだと思えば楽しくなる
自分もメールを書くのは苦手ですし、時間がかかる方ですが、ある程度自分で書き方のルールを決めてしまうことで、それらは大きく軽減されます。まずは出す前に一度メールを読み直し、“ネガティブな言いきり系”があったらボジティブ文に書きかえることを意識してみましょう。
大人のための書く全技術
posted with amazlet at 18.09.30
はじめまして。今日からブログを始めます
カルマンと申します
一般企業でエンジニアとしてサラリーマンをしています。
大学院まで出て有名企業に入りましたが、そこからはなかなか次の目標が立てられず、現在は典型的な燃え尽き症候群となっています。一方で、職場の同僚はみんな自分より優秀なので、置いて行かれないために必死で勉強もしています。自己啓発本を読んだり、英語を勉強したり…
休日は、何も考えずにぼーっと見ることができるという理由から、ミュージカル映画をよく見ています。あとは、自然を求めて発作的に山へ行ったりします。最近はストレス解消のために結構ジムにも行っていますね。ガリガリですが…
このブログは、自分の頭の整理に使いたいと思っています。仕事でごちゃごちゃになった頭の中を冷静に見つめ直せる場にしたいです。もちろん、皆さんに見てもらえるように、仕事や自分の経験から得た仕事やプライベートで役に立てる情報も書くつもりです。
みなさまどうぞよろしくお願いします。
